في كثير من الأحيان في القطاع الاستشاري نحتاج إلى عملية التشخيص، وهي من أهم العمليات الأولية لدراسة حالة الاحتياج أو الفكرة المطروحة للنقاش، وينطوي تحت هذه الحالة معرفة كيفية وآلية التشخيص:
1- وضع المنظمة الداخلي.
2- تقاطع المنظمة بالقانون التنظيمي في الدولة نفسها سواءً كانت “منظمة حكومية أو شركة باختلاف أنواعها، وكذلك البيئة المحيطة أو ما يسمى Market Position.
3- ماهية الاحتياج وحيثياته وأشكال التأثير الداخلي المحتمل إزاء تنفيذ الفكرة.
وأما آلية التشخيص فتعتمد على نقاط مثل: تحليل الاستبيانات وعقد اجتماعات ومقابلات مع الأطراف المعنية وعنصر الملاحظة والمناقشة بما يسمى العصف الذهني لاستنتاج ماهية المشكلة أو الاحتياج وتحديدها اولًا، ومن ثم تأكيد وجودها والعمل على مناقشة الفرضيات المحتملة سواء كانت المسببات أو الحلول.
لذلك دعونا نتفق أن الخطوة الأولى لتحديد أي مشكلة أو احتياج أو حتى تغيير وتطوير مسار معين في المنظمة، هي عملية التشخيص الصحيح من قِبل أصحاب الخبرة والتجارب. ولا سيما أن من أكثر المواضيع التي يخلط أصحاب العمل وأرباب المسؤولية في تسميتها وأدوارها ومهامها وتقاطعاتها هي التصميم التنظيمي والتطوير التنظيمي…
اسمحوا لي أن نأخذ نظرة شمولية غير عميقة للفرق بينهما:
التصميم التنظيمي:
بكل بساطة ممكن أن نصف التصميم التنظيمي للمنظمات أنه بعد استراتيجي يرتبط بعدة محاور أساسية منها (الاستراتيجية، الهياكل التنظيمية، الأدوار، الأفراد، العمليات، الثقافة) وعلى الرغم من أنه النواة التنظيمية الدقيقة لتصميم أو إعادة تصميم هيكلي للمنظمة ولربط الأهداف الأساسية للمنظمة بالخطة الاستراتيجية مع مراعاة هيكلة الأهداف التشغيلية لكل إدارة، ومن ثم إسقاط مؤشرات أداء رئيسية للأفراد مرتبطة بحوكمة الصلاحيات والقرارات وقنوات الاتصال الداخلية والخارجية وخطوط التقارير ونطاق الرقابة والإشراف والتنفيذ مبنية على أساس علمي عملي من خلال منهجية عمل تعتمد بالمقام الأول على تجارب وخبرات سابقة يمكن من خلالها قياس أداء الموظفين والتي تمكن أصحاب المصلحة من تحديد كفاءة وفعالية تحقيق الأهداف المرصودة سواء التشغيلية أو الاستراتيجية.
يتقاطع الاستشاريون وأصحاب التجربة في هذه المحاور مع أصحاب المصلحة والقيادة العليا في المنظمات لتطبيق هذه الأبعاد من خلال الاعتماد على تجارب سابقة وأحدث المنهجيات العلمية الرصينة التي كان لها الأثر في سوق العمل.
وعلى رغم من اختلاف الكثير حول أداء التصميم التنظيمي إلا أنه يمكن أن نذكر نقاط رئيسية منها:
- الهيكل التنظيمي للمنظمة باختلاف أشكاله وتقاطعاته التي قد تصل إلى إقليمية وعالمية مع الأخذ بعين الاعتبار المهام والمسؤوليات التشغيلية لكل وحدة تنظيمية.
- السياسات الداخلية للإجراءات المرتبطة بين الإدارات والوحدات التنظيمية والتقاطعات الخارجية إن وجدت.
- هيكل الوظائف وعملية تقييم الوظائف ولها عدة طرق وأشكال منها النظام النقطي أو المقارنات المعيارية.
- مصفوفة الصلاحيات والتي من خلالها يتم تحديد المسؤول بشكل دقيق مبني على منهجية واضحة وترتيب أعمال سلس وسهل يضمن للمنظمة الاختصاص والسرعة والإنجاز.
في هذا الجانب يتقاطع التصميم التنظيمي مع التميز المؤسسي في تحديد أفضل الأدوات المستخدمة والأنظمة لضمان سير وإنجاز العمليات في إطار حوكمة مرنة معينة تمكن المنظمة من تحقيق أهدافها بأعلى جودة ممكنة في وقت قياسي وبأقل تكلفة وفق المعايير العالمية المعتمدة.
المؤثرات على التصميم التنظيمي قد تكون على نحو إيجابي أو سلبي، ومنها على سبيل المثال وليس الحصر:
- فهم أصحاب المصلحة للتصميم التنظيمي وأبعاده الاستراتيجية والتنفيذية ونطاق تأثيره على سير العمل.
- ماهية المنشأة وطبيعة عملها وارتباطها بالسوق الخارجي.
- الموقع الجغرافي للمنظمة قد يؤثر في عملية تحديد مسار وسرعة الوصول للأهداف من خلال معايير (الجودة والتكلفة).
- الثقافة السلوكية السائدة في المنظمة ومدى فهم وارتباط الموظفين بالأهداف والأدوار والعمليات والأنظمة.
التطوير التنظيمي:
لا شك أن التطوير التنظيمي يعتبر الذراع الرئيسي “العملياتي” لتطبيق أفضل الممارسات وضمان وجود أدوات وتقنية وعمليات، تسهل على المنظمة تحقيق أقصى نتائج ممكنة من التصميم التنظيمي بكل وضوح وشفافية وكذلك تحسين أداء المنظمة.
كما يضمن تحسين وتطبيق التطوير التنظيمي بشكل أكثر فاعلية وجودة هو التعاون مع أصحاب الخبرة والتجربة سواء كانوا أشخاص أو شركات استشارية لخلق نموذج عمل تشغيلي وبيئة قائمة على مبدأ التعاون والابتكار فاعلة ومحفزة؛ لضمان إيجاد أفضل الحلول لإنجاز المهام بشكل حديث قائم على تجارب عملية سابقة وعمق علمي أكاديمي واضح ومنها:
- بناء نموذج التطوير التنظيمي للمنظمة بسياساته وإجراءاته وفق منهجية حديثة تحتوي على أحدث التقنيات المستخدمة بما لا يتعارض مع أفضل الممارسات وفق احتياج العمل وإنجاز الأعمال.
- بناء ممكنات الوظيفة من عدة جوانب ومنها:
(1) مصفوفة الكفاءات والمهارات التشغيلية والقيادية
(2) ربط المسميات الوظيفية بجودة الاستقطاب
(3) فعالية الأوصاف الوظيفية
(4) وضوح المهام والمسؤوليات
(5) رتابة تسلسل الهيكل التنظيمي
(6) شفافية مصفوفة الصلاحيات
(7) تقاطع قنوات الاتصال
(8) الارتباط الوظيفي
- موائمة نظام تقييم الأداء بالاحتياج التدريبي لسلامة رصد الفجوات الممكنة والتأكد من مناطق التحسين وفق مسار محدد يخدم الأهداف الرئيسية.
- توفير كافة سبل التطوير والتقويم لما فيه صالح الأهداف التشغيلية.
- بناء أنظمة تساعد على فهم وتحليل التغذية الراجعة وأدائها سواء من الأنظمة أو العمليات أو الأفراد.
وبالرغم من وجود الكثير من التقنيات والتكنولوجيا في عالمنا الحالي وكثير من الأدوات المستخدمة المتطورة سواء في تنفيذ المهام والمسؤوليات أو التأثير في بناء استراتيجيات المنظمات، والتي تغيرت بشكل هائل في العقدين الماضيين،فحريٌ بنا مضافرة الجهود بغرض بناء مجتمع مهني مدرك لأهمية التصميم التنظيمي وارتباطه بتحقيق استراتيجية المنظمات المكتسبة من الهدف الحقيقي لإنشاء هذه المنظمة والتي بدوره يربط كل موظف بالسابق ذكره ويسهل عملية تحقيق هدف المنظمة.
ويزيد من حدة احتياج المنظمات لمثل هذا التصميم التنظيمي، هو ارتباط هدف المنظمة بمجموعة أهداف مشتركة يمكن من خلالها تحقيق بُعد استراتيجي طويل المدى يعتمد على رؤية.
مثال على التصميم التنظيمي والتطوير التنظيمي، لو نأخذ بعين الاعتبار أننا نريد أن نصنع طائرة...
لابد في البداية أن يكون هناك هدف واضح من صنع الطائرة، يتضمن الاستراتيجية والهدف الرئيسي ومن ثم نبدأ مرحلة تصميم الطائرة من خلال (هل هي طائرة ركاب أم شحن أم إخلاء طبي، الشكل الداخلي والخارجي، أنواع الفئات، قمرة القيادة، عدد طاقم الطائرة، ومسؤولية ومهام كل جزء، …الخ).
أما تطوير المنظمة يعتمد على آلية عمل هذه الطائرة من خلال توفير احتياجاتها لتحقيق الهدف وفق (التصميم المعتمد،سياسات الصيانة وتقديم الخدمة، نوع البنزين، صياناتها بشكل دوري، تعليم الطاقم وتطويرهم وتحديد تقاطعاتهم الداخلية والخارجية) للوصول إلى أعلى كفاءة ممكنة وتوفير الأدوات المساعدة في ذلك.
يمكن أن نلخص الفرق بين التصميم التنظيمي والتطوير التنظيمي، أن التصميم التنظيمي هو نطاق استراتيجي مرتبط بالقيادة العليا في المنظمة يقوم على تحديد أفضل المعايير والسبل الممكنة شكلًا ومضمونًا، بما يضمن للمنظمة تحقيق أهدافها بأعلى جودة ممكنة ضمن الظروف والموارد المتاحة، وهذا التصميم يخلق المسار الواضح للتطوير التنظيمي والذي من خلاله يضمن تطبيق وتنفيذ أفضل الحلول والأدوات الممكنة والعمليات التشغيلية المستدامة، التي تساعد المنظمة في الوصول إلى مبتغاها ضمن إطار حوكمة معتمد من خلال التصميم التنظيمي لخلق نموذج تشغيلي فعال بكفاءة عالية يملك أدوات تغذية راجعة، يمكن من خلالها تطوير العمليات والإجراءات الحالية وبناء خطط مستقبلية تطويرية للتحسين والتغيير.
عبدالله بن عبوش الأسمري
مستشار بشركة ذا بروفيشنالز